PMO as a Service

Der Statusreport Ihrer Projekte erfüllt vor allem Wunschvorstellungen?

"Alles gut – alle happy!"

Wie die Realität sich zur Planung verhält, scheint niemand zu analysieren?

"Jetzt bloß nicht schwarzmalen!"

Wo das alles hinführt, wagt keiner wirklich abzuschätzen?

"Das werden wir schon schaffen!"

Mann zerbricht sich den Kopf

In unserer Praxis sehen wir immer wieder Projekte, die keine oder wenig belastbare Antworten zu den drei fundamentalen Fragen im Projekt geben können.

Welche sind das?

  1. Status:     
    Wo steht unser Projekt heute?
  2. Analyse:     
    Wie hat das Projekt bisher gegenüber dem Basisplan performt?
  3. Prognose:     
    Was heißt das für die Restlaufzeit des Projektes?
     
Die grundlegenden Probleme, die die Beantwortung der
Fragen so erschweren sind vor allem:
  • Ineffektive Methoden
  • Unzureichende Infrastruktur, Systeme und Tools
  • Ineffiziente Prozesse
  • Kapazitätsengpässe
  • Fehlende Standards
  • Fehlendes Know-How

Was sind die Auswirkungen?

Kennen Sie einige der hier aufgeführten Probleme und wollen diese endlich lösen?

  • Sie kämpfen mit zu vielen Systemen,
    Tools, Methoden, Prozessen und Reifegraden Ihrer Kunden und in Ihrer eigenen Organisation?
     
  • Sie vermissen eine skalierbare Lösung
    für unterschiedliche Projektgrößen und müssen administrative Aufwände „kreativ“ im Team unterbringen?
     
  • Ihre Teams verbrennen kostbare Zeit 
    für diese administrativen Aufgaben, können Ihre Fachkompetenzen nicht zu 100% einsetzen und verlieren Ihre Motivation?
     
  • Sie vermissen transparente Reports,
    erkennen Risiken und Probleme spät, können nur noch reagieren und verlieren Marge durch schlechte Projekt-Performance?
  • Unzufriedene Mitarbeiter*innen 
    führen zu hoher Fluktuation, einem Verlust an Kompetenzen und Know-How und den damit verbundenen Kosten?
     
  • Sie haben kein Portfoliomanagement,
    können Projekte nicht vergleichen und müssen Ressourcen nach Bauchgefühl priorisieren, weil harte Fakten fehlen?
     
  • Sie verlieren kostbares Know-How,
    weil effiziente Prozesse für eine lernende Organisation fehlen oder nicht nachhaltig umgesetzt werden?
     

kontaktieren sie uns

Sand im Getriebe

Was muss sich ändern?

 

Struktur, Kontinuität und Transparenz als kritische Erfolgsfaktoren egal ob agil oder klassisch
 
  • Digitalisierung nutzen:
    Ein modernes PMIS* mit professionellen Tools bietet Leichtigkeit in der Zusammenarbeit auf und mit allen Ebenen.
     
  • Organisation skalieren:
    Der modulare Ansatz für ein Projektbüro ermöglicht die Anpassung an den jeweiligen Projektbedarf, das Team und den Kunden.
     
  • Teams entlasten:
    Ihre Mitarbeiter arbeiten fokussiert, vermeiden unnötige Administration und sichern durch Ihre Fachkompetenzen den Projekterfolg.
     
  • Professionell steuern:
    Alle Informationen für Planung, Umsetzung, Monitoring, Steuerung und Abschluss werden zeitgerecht und professionell aufbereitet.
     
  • Transparenz bieten:
    Die Grundlage für ein effektives Portfoliomanagement, durchdachte Entscheidungen und erfolgreiche Maßnahmen zum richtigen Zeitpunkt.
Automatisierung Software Technologie Prozess System Geschäftskonzept
  • Motivation sichern:
    Durch Reduzierung der zeitfressenden Administration nutzen die Teams ihre Kernkompetenzen und sichern den Projekterfolg.
     
  • Wissen sichern: 
    Kontinuierliches Wachstum durch Prozessoptimierung zur Sicherung verwertbarer Dokumentation für funktionierendes Wissensmanagement.
futuristisches Bild in Büroumgebung

Schaffen Sie Vorsprung für Ihre Projekte mit einem funktionierenden Projektbüro

  • Skalierbares Projektmanagementsystem,
    bedarfsgerecht konfiguriert, Cloud-basiert und optional mit Schnittstellen zu kundenseitigen Systemen..
     
  • Gezielte Unterstützung für Projektmanager*innen,
    Teams, Scrum Master, Product-Owner und alle Projektbeteiligten und Stakeholder.
     
  • Kosteneffiziente Entlastung Ihrer Teams
    ermöglicht eine Verbesserung der Projektergebnisse, Termintreue und optimierte Nutzung Ihrer Teamkompetenzen.
     
  • Vermeidung von Problemen,
    Projektstatus und Performance werden transparent gemacht, Risiken erkannt und Lösungen proaktiv ermöglicht.
     
  • Der administrative Zeitaufwand wird reduziert,
    Management und Teams gewinnen wertvolle Zeit für die Projektführung und Umsetzung.
     
  • Professionelles Portfoliomanagement,
    Management und Teams entscheiden basierend auf Zahlen, Daten und Fakten.
     
  • Prozessvermögen und Reifegrad der Organisation steigt,
    Ressourcen werden optimiert, Kosten eingespart und Wissensmanagement sichergestellt.

Gehört haben Sie das sicher schon. Nur, was sich so einfach und logisch anhört, zeigt dann in der Praxis doch einige Hürden und Fallstricke. Einzelne Projekte überleben dank eines guten Projektteams und mit den üblichen Hilfsmitteln von Microsoft und Co.

Ein funktionierendes Projektbüro ist mehr als ein Mitarbeiter oder vielleicht ein kleines Team, das nach bestem Wissen und Gewissen das Projekt unterstützt und versucht das Management informiert zu halten. Ein funktionierendes Projektbüro begleitet das Projekt von der Planung bis zum Abschluss und sorgt dabei in allen Phasen für die notwendigen Pläne, Dokumente, Daten, Analysen, Prognosen, Entscheidungen und die Sicherung des Know-Hows.
 

Jetzt Ihr Projektbüro starten

Frau Hand mit glühenden Lampe und abstrakte Netzwerk

Projektbüro

Hierzu bedarf es immer Investitionen in vier Bereichen: Organisation, Mitarbeiter, Methodik und Infrastruktur. Das zeigt bereits, dass der
Aufbau eines professionellen Projektbüros mit einem Aufwand verbunden ist, der die Möglichkeiten häufig übersteigt. Insbesondere,
wenn dieser Aufwand mal eben für ein Projekt zum Projektstart erfolgen soll.

Organisation - Fundament Schaffen

Spalten mit Schatten Bild

Aufgaben des Projektbüros definieren und Ressourcen und Unterstützung bereitstellen mit der Zielsetzung eines Standards für alle Projekte als Grundlage für ein Projekt-Portfolio-Management.

Mitarbeiter - Teams Befähigen

Bild einer Gruppe von Menschen, die in einem Kreis stehen und sich unterhalten

Experten-Know-How bereitstellen, Teammitglieder unterstützen und schulen, Kompetenzen gezielt aufbauen und durch eine lernende Organisation Wissen dauerhaft sichern.

Methodik - Abläufe Optimieren

Uhrenräder Bild

Agil oder klassisch – mit Fokus auf den Reifegrad der Organisation die Komplexität durch effektive, zielführende Methoden und effiziente Prozesse minimieren.

Infrastruktur - Transparenz Sichern

futuristisches Grafikbild

Mit zeitgemäßen Lösungen eine effiziente Zusammenarbeit intern und extern sichern, reale Fakten und belastbare Prognosen liefern und schnelle, zielgerichtete Entscheidungen ermöglichen.

Geschäftsleute beim Zusammensetzen eines Puzzles

Schaut man sich die Menge der Aufgaben eines Projektbüros an, wird die Herausforderung noch klarer. Über alle Phasen der
Planung, des Monitorings, der Steuerung bis zum Abschluss müssen viele unterschiedliche und aufeinander aufbauende Prozesse
und Aufgaben erledigt werden. Und diese Aufgaben sind kontinuierlich zu erbringen über die gesamte Projektlaufzeit, denn den
viel zitierten einfachen Wasserfall gibt es in keinem realen Projekt. Ebenso wenig, wie die derzeit gehypten agilen Projekte auf die
genannten Prozesse und Aufgaben verzichten können.

Projektbuero Zyklus
Know-How erweitern
Machen Sie lhren Erfolg zum Dauerbrenner
  • Ausarbeitung der Historie
  • Archivierung der Ergebnisse/Dokumente
  • Aktualisierungen des Prozessvermogens
  • Reviews und Retrospektiven
  • Projektabschluss

* EVM = Earned Value Monagernent

Fundament erstellen
Gehen Sie vom Start weg in Fuhrung
  • Projektplan, Backlogs, Roadmap, Baseline
  • Projektterminplan, PI-/Sprintplan, Baseline
  • Team- und Ressourcenplan
  • Qualitatsplan
  • Risikoanalyse/-planung
Erfolg sichern
Lassen Sie Sich und lhre Teams glanzen
  • Prognosen Performance/Velocity
  • Aktualisierungen/Korrekturen fur alle Bereiche
  • Optimierung des Ressourceneinsatzes
  • Kommunikation, Dokumentation
  • Abnahme-/Freigabeprozesse
Fortschritt begleiten
Sorgen Sie durchgehend fur klare Sicht
  • Forlschrittsmessung
  • Uberprufung, Validierung
  • Auswerlung Projektperformance (EVM)
  • Qualitatskontrolle, Audits
  • Protokolle, Fortschrittsberichte
Transparenz leben
Transparenz leben - Wechseln Sie auf die digitale Uberholspur
  • PM Information System PMIS
  • Zugriffsrechte und Accounts
  • Dashboards
  • Dokumentenmanagement
  • System Maintenance
  • Analysen
  • Apps zur Funktionserweiterung
  • Dokumentation
  • Prognosen
  • Schnittstellen zu weiteren Systemen
  • Status
  • Wissensmanagement

Projektbüro als Service –
so funktioniert’s

Schnell aufgesetzt und skalierbar – Optimiert auf Ihren Bedarf

Rahmenparameter festlegen

Sie nennen uns die Rahmenparameter Ihres Projektes wie Projekttyp, Methodik, Projektgröße/-budget, Laufzeit, Teamgröße und –struktur.

1

Leistungen auswählen

Sie wählen die gewünschten Leistungen aus unserem Portfolio für Planung, Überwachung, Steuerung, Abschluss und Infrastruktur.

2

Leistungsumfang planen

Wir ermitteln eine detaillierte, strukturierte Aufwandsschätzung, und stimmen mit Ihnen unsere Empfehlung für den Leistungsumfang ab.

3

Umsetzen & optimieren

Wir steuern die Leistungen, zeigen Optimierungsmöglich-keiten, reduzieren Unnötiges und ergänzen sinnvolle Erweiterungen.

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Metallrad-Konzept

Unterstützung beim Aufbau Ihres eigenen internen Projektbüros

Wenn Sie Ihr eigenes internes Projektbüro aufbauen wollen, bieten wir ebenso aktive Unterstützung. Für eine erfolgreiche Umsetzung arbeiten wir gemeinsam in den vier bereits genannten vier Bereichen. Denn Sie werden nur dann Ihre Erwartungen erfüllen können, wenn die Organisation die Initiative aktiv unterstützt, die Methodik mit Ihren Geschäftsprozessen Hand in Hand läuft, die Infrastruktur mit performanten Systemen und intuitiven Tools die Teams wirklich entlastet und alle Mitarbeiter die notwendigen Kompetenzen erlangen.

Hier bietet sich definitiv eine agile Vorgehensweise an. Denn alle Anpassungen in allen Bereichen müssen sich stets in der Praxis bewähren. Ein Big Bang ist hier weder hilfreich noch realistisch. Generell haben die notwendigen Anpassungen alle einen starken Einfluss auf Ihre Mitarbeiter und Teams auf allen Ebenen. Eine erfolgreiche Umsetzung setzt somit auch ein professionelles Change-Management voraus.

Planung der Maßnahmen

Wir erstellen mit Ihnen eine für Ihre Situation realistische Roadmap mit klarer Zielvorstellung entsprechend Ihres Bedarfs.

1

Optimierung Ihrer Methodik

Wir betrachten Ihre Methodik, identifizieren mit Ihnen Verbesserungs-möglichkeiten und setzen diese mit Ihren Mitarbeitern um.

2

Aufbau Ihrer Infrastrukture

Wir unterstützen Sie bei der Implementierung einer bedarfsgerechten Infrastruktur mit integrierten Systemen und intuitiven Tools.

3

Entwicklung Ihrer Mitarbeiter

Unsere Projektlotsen begleiten Ihre Mitarbeiter bei der Adaption der Methoden und Prozesse und Nutzung der Systeme und Tools.

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